Socrates International Honour Society

Privacyverklaring

Stichting Socrates International Honour Society

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd welke gegevens we verzamelen, voor welke doelen we dit doen, en waar deze worden opgeslagen. Daarnaast vind je hier ook al je rechten met betrekking tot het verwerken van je gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

Stichting Socrates International Honour Society

De Socrates International Honour Society is een onafhankelijke, Nederlandse stichting zonder winstoogmerk, actief in het voortgezet en hoger onderwijs. We vormen een uniek netwerk voor getalenteerde studenten en alumni in Nederland.

Socrates acht het van groot belang dat de verstrekte persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd, en zal daarom deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en de overige omschreven wijzen van gegevensverwerking.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Door gebruik van het lidmaatschap van het Socrates Netwerk, onze website en onze diensten laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. We verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens, dit is namelijk afhankelijk van welke diensten van Socrates jij gebruik wilt maken.

Socrates verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming, bij inschrijving voor het Socrates Netwerk en het verder aanvullen van je profiel op de website;
• Uitvoering van een overeenkomst, zoals bij deelname aan activiteiten;
• Gerechtvaardigd belang, zoals bij het voeren van de bestuurdersadministratie.

Afhankelijk van welke Socrates-diensten je gebruikt wilt maken kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

• Personalia (voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit);
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres);
• Lidmaatschapsgegevens (lidnummer, lidmaatschapsdatum, inschrijfcode, milestones);
• Educatieve gegevens (hoogst voltooide opleiding, huidige studiestatus, onderwijsinstelling voortgezet onderwijs, studieniveau voortgezet onderwijs, profiel voortgezet onderwijs, onderwijsinstelling hoger onderwijs, studierichting hoger onderwijs, studie hoger onderwijs, studentnummers, eindcijfers);
• Financiële gegevens (IBAN, rekeninghouder);
• Curriculum Vitae;
• Motivatiebrieven;
• Bestuurdersgegevens (documentnummer identiteitsbewijs, beoordelingsgesprekken);
• Inhoud van e-mail of andere berichten die je naar ons stuurt.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren zijn de minimaal benodigde gegevens om een dienst te kunnen aanbieden of te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Doeleinden van gegevensverwerking

Bovenstaande gegevens worden verwerkt voor een van onderstaande doeleinden, afhankelijk van welke diensten je gebruikt:

• Toesturen van het officiële lidmaatschapscertificaat;
• Toesturen van de online nieuwsbrief;
• Informeren over en promoten van activiteiten van Socrates;
• Deelnemen aan activiteiten van Socrates;
• Informeren over en promoten van activiteiten van Socrates-partners;
• Deelnemen aan activiteiten van Socrates-partners;
• Verstrekken van geanonimiseerde statistieken aan onze onderwijspartners;
• Valideren van studentstatus in het kader van onze samenwerking met universiteiten en hogescholen;
• Marktonderzoek onder leden van het Socrates Netwerk;
• Contact opnemen naar aanleiding van een vraag of opmerking;
• Vervullen van een bestuurs- of commissiefunctie bij Socrates;

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die Socrates ontvangt en verwerkt worden beheerd in samenwerking met de volgende derde partijen:

• Stichting Socrates Nederland. Verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van het Socrates Netwerk in Nederland;
• Congressus. De website, de ledendatabase van het Socrates Netwerk, evenementenregistraties en direct gerelateerde communicatie zijn hier ondergebracht;
• Microsoft Ireland Ltd. Voor het verwerken en bewaren van e-mail en documenten maken we gebruik van Office 365;
• Mollie B.V. Voor het afhandelen van betalingen;
• Mailchimp. Voor het versturen van nieuwsbrieven en andere mailings;
• PostNL. Voor het verzenden van certificaten en andere poststukken;
• Exact Software Nederland B.V. Voor het verwerken van de boekhouding in Exact Online.

Daarnaast werken we samen met de lokale Socrates Chapters in Amsterdam, Groningen, Leiden, Maastricht, Nijmegen en Rotterdam, en andere partners voor het organiseren van activiteiten. We verschaffen hen de door jou verstrekte gegevens wanneer die nodig zijn voor deelname aan een activiteit.

Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. met een overeenkomst voor dat je gegevens niet voor andere doeleneinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens nooit aan andere partijen verstrekken, tenzij in het kader van wettelijk voorschrift of gerechtelijke procedure; ter bescherming van de rechten of het eigendom van Socrates; ter voorkoming van een misdrijf of ter bescherming van de staatsveiligheid.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is voor je lidmaatschap, om een activiteit uit te voeren, of om een verzoek af te handelen. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht, of een beroep van jou op het recht van beperking van de verwerking.

Voor je profiel op onze website betekent dit dat we die gegevens bewaren totdat je deze wijzigt, verwijdert, of je uitschrijft als lid van het Socrates Netwerk.

Beveiliging

We nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens via logbestanden bijgehouden wordt, indien mogelijk tweetrapsverificatie gebruikt wordt, en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Voor de beveiliging van de ledendatabase en website gebruikt Congressus een aantal beveiligingsmaatregelen waaronder beveiligde verbindingen, automatische beveiligingsupdates, redundante servers, logbestanden, versleuteling, authenticatiemechanismes en dagelijkse back-ups.

Geautomatiseerde besluitvorming

Socrates neemt momenteel geen besluiten op basis van automatisch verwerkte persoonsgegevens.

Minderjarigen

Als je jonger dan 16 jaar bent mag je uitsluitend onder toezicht van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website. Het is niet mogelijk lid te worden van het Socrates Netwerk indien je jonger dan 16 jaar bent.

Cookies

Onze website maakt alleen gebruik van functionele “cookies” (tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst). De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Privacyrechten

Recht op inzage

Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij Socrates verwerkt en bewaard worden. De gegevens die je verstrekt hebt bij je inschrijving, het verder invullen van je profiel, en het aanmelden voor een activiteit vind je ook terug door in te loggen op je profiel.

Recht op rectificatie en aanvulling

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Socrates. De gegevens die je verstrekt hebt bij je inschrijving en het verder invullen van je profiel kun je direct aanpassen door in te loggen op je profiel.

Recht op dataportabiliteit

Heb je de gegevens die je aan Socrates vertrekt hebt nodig voor een overstap naar een andere partij? In dat geval heb je recht op dataportabiliteit. Socrates zal de gegevens aanleveren in gestructureerd, veelgebruikt formaat.

Recht op vergetelheid

Je hebt het recht om je gegevens bij Socrates te laten verwijderen. Dit kan alleen in de volgende situaties: bij het intrekken van een eerdere toestemming, wanneer de gegevens niet meer nodig zijn, onterecht verwerkt zijn, of de wettelijke maximumtermijn verstreken is, bij bezwaar, of bij gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt recht op beperking van de verwerking van je gegevens, bijvoorbeeld als Socrates je gegevens niet meer nodig heeft en ze derhalve zou verwijderen, maar je wilt dat ze juist wel bewaard blijven.

Recht op bezwaar

Je hebt het recht op bezwaar tegen verwerking van je persoonsgegevens. In dat geval zal Socrates stoppen met het verwerken van deze gegevens.

Je kunt gebruik maken van deze rechten door een e-mail te sturen naar privacy@socrateshonours.org of door telefonisch contact op te nemen.

Om misbruik te voorkomen vragen we je bij een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, dataportabiliteit, beperking van de verwerking en/of bezwaar, je adequaat te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs (mee) te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN en je pasfoto af te schermen.

Verzoeken betreffende privacyrechten worden uiterlijk binnen 30 dagen afgehandeld.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen we je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan door Socrates te allen tijde gewijzigd worden. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn. Dit document is voor het laatst gewijzigd op vrijdag 15 september 2023.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als je vragen hebt over dit privacybeleid, kun je contact met ons opnemen via privacy@socrateshonours.org of via onderstaande algemene contactgegevens.

Stichting Socrates International Honour Society

p/a  Ligusterbaan 1 - 0.18
2908 LW Capelle aan den IJssel
T: +31 85 401 94 51
E: mail@socrateshonours.org
KvK: 52552942
IBAN: NL77 RABO 0129 8823 48